Depuis quelques mois déjà, nous prêchons la bonne parole autour de ces 3 lettres : SAE. Cette abréviation signifie Système d’Archivage Electronique. Une norme (NF Z42-013) définit le cadre de l’archivage électronique.
Mais à quoi ça sert le SAE ?
Il sert à gérer les documents papiers et numériques issus des activités de l’entreprise.
Il remplace l’archivage papier et réduit considérablement l’espace de stockage nécessaire pour ce dernier.
Il permet des accès partagés et sécurisés aux archives.
Il permet des recherches rapides d’un grand nombre d’archives (recherche d’enregistrement de traçabilité, de preuve).
Il permet de respecter un plan d’archivage en assurant les règles de destruction au-delà des délais prescrits.
GED, SAE, quelles différences ?
| Un système de GED | Un Système d’Archivage Electronique |
| permet la modification des documents et la production de plusieurs versions. | interdit la modification des documents. |
| peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs. | interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict. |
| peut comporter la gestion de durées de conservation. | comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation. |
| peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs. | comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par l’administrateur. |
| est à priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires. | peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants de l’organisation. |
Comparatif archive papier / archive informatique
Pour bien comprendre un aspect fondamental de l’archivage informatique, nous allons nous référer à un support que nous connaissons bien : un CDROM (650 Mo). Ce support contient en moyenne 44 boîtes d’archives de 500 pages au format A4. Cela représente :
- 22000 pages
- 3,8 mètres linéaires de boite d’archivage (1 armoire standard contient 5 à 6 mètres linéaires)
- 110kg de papier
La GPAO Clipper et SAE
Le module SAE s’organise autour de deux écrans dans la GPAO Clipper. Le premier écran permet de gérer les documents en attente d’archivage. Le second est un écran de recherche utilisé pour retrouver les documents.
Espace d’attente d’archivage
Les documents en attente d’archivage proviennent de quatre sources différentes :
• A partir d’un scanner : vous scannez votre document, le scanner place le document dans un dossier. Le SAE scrute ce dossier et récupère tous les fichiers qui y sont placés.
• A partir de l’explorateur de fichiers : c’est la méthode la plus simple, on sélectionne les fichiers que l’on souhaite archivé sur le disque dur du PC.
• A partir de votre messagerie Outlook : si vous recevez un contrat signé par votre client, par exemple, cette fonctionnalité vous permettra d’archiver le mail et les pièces jointes dans le SAE.
• A partir de la GPAO Clipper : vous archivez directement vos documents commerciaux (devis, factures, etc.) depuis Clipper.
Recherche des documents
Vous connaissez bien Clipper maintenant. Et bien vous disposez aussi d’une recherche mutli-critères évoluée pour le SAE. Vous pouvez rechercher selon les caractéristiques du document (extension, taille du fichier, titre du document) mais aussi d’après les mots clés que vous avez notés lors de l’archivage. Les mots clés sont une très grande force du SAE car c’est vous qui les définissez et vous pouvez vous baser sur des listes de Clipper (clients, employés, familles, articles, etc) mais aussi sur des champs libres ou des listes personnalisées. Vous avez une grande liberté dans le paramétrage du module.
Ouverture du document
Vous avez systématiquement un aperçu de la première page du document (en PDF uniquement). Et même si le document est enfermé dans un coffre-fort, vous pouvez tout de même le télécharger et l’ouvrir sur votre poste, à condition évidemment d’avoir les habilitations pour le faire (que vous avez paramétrées). Vous ne pourrez pas le modifier sur le serveur. Il est véritablement sécurisé.
Les fichiers PDF que vous envoyez au SAE peuvent être convertis si vous le souhaitez au format PDF/A (seul format utilisé par les organismes de normalisation du monde entier pour garantir la sécurité et la fiabilité de la diffusion et des échanges de documents électroniques).
Les freins à la mise en place
Le premier pas est le plus dur, mais l’essayer, c’est l’adopter. L’implémentation d’un tel module doit se faire en concertation avec les utilisateurs, car il s’agit vraiment d’un projet global. Mais tout le monde y trouve son compte, car archiver un document informatique ne prend pas plus de temps que le faire sous forme papier. C’est réellement une question d’habitude. Par contre en ce qui concerne le temps nécessaire pour retrouver un document, le SAE est largement plus rapide, surtout quand on sait que les archives ne sont pas forcément accessibles facilement.
Quand on réfléchit à la mise en place d’un tel module, on pense à tout le stock d’archive existant. Il ne faut évidemment pas commencer par là. Il faut tout d’abord commencer par les nouveaux documents à archiver. C’est la démarche la plus dynamique. L’important étant de mettre le pied à l’étrier. Il est toujours possible de scanner les anciennes archives petit à petit, en prenant le temps nécessaire, en faisant participer des stagiaires, etc…
Le coût de l’espace disque n’est plus un frein à la mise ne place d’une démarche d’archivage électronique, car le coût de stockage papier est même plus élevé aujourd’hui, si l’on prend en compte les fournitures pour le stockage, les armoires et l’espace physique.
Alors n’hésitez pas à contacter votre commercial régional pour obtenir plus d’informations concernant notre SAE.
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