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L'ABC de la gestion intégrée : Guide d'introduction pour les dirigeants. Par Katherine Jones (D. Ph.), Aberdeen Group
Katherine Jones (D. Ph.)
Votre entreprise est peut-être en train d'évaluer si elle a besoin d'un système de gestion des ressources de l'entreprise (ERP) ou encore peut-être envisage-t-elle d'investir dans une nouvelle solution. Quoi qu'il en soit, il est crucial de comprendre ce qu'est un système ERP et ce qu'il offre dans le milieu des affaires d'aujourd'hui avant de sélectionner votre logiciel et votre fournisseur.
Cet article de Katherine Jones fournit l'opinion d'une experte en informatique de gestion sur les systèmes ERP.
Que signifie ERP aujourd’hui?
Que signifie exactement le terme ERP? Lorsqu’on discute aujourd’hui de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning ou planification des ressources de l’entreprise), il est rare que ce soit en vue de planifier la façon d’accroître les ressources de l’entreprise. Il s’agit plutôt de la perspective qu’une entreprise a de ses affaires. Autrement dit, c’est la vision d’une entreprise dont toutes les parties sont interreliées et non d’un petit ensemble d’activités indépendantes.
Le terme ERP renvoie à l’infrastructure logicielle qui assure d’une part la cohésion interne dans l’ensemble de l’entreprise et qui, d’autre part, soutient les processus commerciaux externes auxquels participe l’entreprise.
Les applications ERP concernent un processus administratif.
Les applications ERP sont modulaires.
Les applications ERP sont intégrées.
Les applications ERP s’occupent de la portée d’une entreprise hors ses murs, jusqu’aux fournisseurs, aux clients et aux partenaires.
Un progiciel ERP complet tiendra compte de tous les aspects (ou de la majeure partie des aspects) des fonctions de gestion d’une entreprise.
Réponses à cinq questions fréquentes sur les systèmes ERP
Voici quelques questions souvent posées au sujet des systèmes ERP:
1. Est-ce qu’un processus administratif correspond à un service ou à une fonction particulière?
Un processus administratif touche à de multiples fonctions dans une entreprise. Par exemple, l’entreprise peut avoir un service de la comptabilité ou une fonction paie. Bien que chaque fonction s’inscrive dans des processus administratifs, elle ne repose pas elle-même sur de tels processus.
Un processus administratif couvre une notion plus large; il peut par exemple englober toutes les opérations entre une commande et l’encaissement de l’argent, c’est-à-dire tout ce qui se passe entre la commande d’un client et le dépôt de l’argent correspondant à la banque. Il s’agit-là d’une façon plus efficace de concevoir les liaisons et leur mode de fonctionnement dans l’entreprise.
2. Une application ERP modulaire est-elle différente de l’application autonome que j’utilise actuellement?
La beauté d’une application ERP tient au fait qu’il s’agit d’un ensemble dont toutes les parties fonctionnent les unes avec les autres. Sans cette capacité, il n’est pas possible d’obtenir des processus administratifs sans faille.
La modularité entre principalement en jeu lors de l’achat et de la mise en œuvre du système ERP. Il se peut que vous n’ayez pas besoin de toutes les applications en même temps ou encore que vous préfériez déployer une application à la fois. Les applications modulaires sont différentes des autres applications autonomes en ce sens que lorsque plus d’un module est mis en place, l’ensemble des modules installés s’imbriquent les uns aux autres, comme des blocs Lego, et fonctionnent automatiquement ensemble.
3. Pourquoi devrais-je me soucier de l’intégration de mes applications?
Les applications autonomes, quelquefois appelées « silos » ne sont pas en mesure de communiquer facilement entre-elles. Or, une série de silos n’est pas suffisante pour créer une ferme.
Les recherches d’Aberdeen Group indiquent que les PME passent beaucoup de temps à répéter les mêmes tâches et à entrer la même information dans différents programmes. Cela pose certains problèmes identifiables:
Le fait d’entrer la même information à répétition constitue une perte de temps.
Il est fort probable que cela occasionnera des erreurs de saisie.
L’information peut paraître différente d’un programme à un autre. Vous pourriez par exemple vous demander pourquoi dans votre liste de fournisseurs vous trouvez à la fois International Business Machines et IBM ou pour quelle raison les clients Robert Smith et Bob Smith ont la même adresse.
L’information qui provient d’applications très différentes et non reliées est incohérente. Toute tentative d’analyser cette information reviendra donc à comparer des pommes et des oranges. Comme aide à la décision, vous devez donc vous contenter d’une salade de fruits!
Avec un ensemble ERP intégré, vous n’avez qu’à entrer une seule fois une version unique de l’information, pour que celle-ci soit ensuite diffusée dans toutes les sections de l’entreprise où elle est requise. Ainsi, tous les processus administratifs, tous les employés qui se servent de l’application et tous les dirigeants qui prennent des décisions pour l’entreprise voient la même version de la réalité, en temps réel et en tout temps.
4. Pourquoi mon application ERP doit-elle déborder des activités internes de l’entreprise?
Votre entreprise ne se limite pas aux activités internes; pour réussir, vous devez être capable de gérer efficacement vos propres achats de biens, de services et de matières brutes. Il vous faut aussi soigner et contrôler vos relations avec vos fournisseurs et vos partenaires commerciaux, puis créer, gérer et retenir votre clientèle. Il est plus efficace et plus économique de gérer ces relations avec des applications qui s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise. Si on reprend l’exemple du processus qui couvre les activités entre la commande et l’encaissement, il y a de nombreuses étapes qui concernent le client, les services de livraison externes et la banque, et ces étapes se déroulent toutes à l’extérieur de votre entreprise.
5. Est-il avantageux d’utiliser un progiciel ERP qui couvre tous les aspects de mon entreprise?
Outre les problèmes que causent des solutions disparates et non intégrées (le troisième point cité plus haut), l’utilisation d’un ensemble logiciel pour gérer l’entreprise procure clairement certains avantages. Nous en citons quelques-uns ci-dessous.
Évolutivité - Les solutions ERP sont conçues pour croître de pair avec votre entreprise. Contrairement aux applications autonomes, ces solutions ne vous laissent pas sans voie de transition lorsqu’elles atteignent leurs limites et ne vous forcent donc pas à repartir à zéro avec une nouvelle application.
Gestion des fournisseurs - Disons-le sans ambages, gérer une pléthore de fournisseurs qui offrent de multiples numéros 800 pour le service à la clientèle n’est pas une mince tâche. Un ensemble logiciel intégré vous permet de travailler avec un seul fournisseur de solution.
Fonctions - L’accès aux fonctions requises pour exploiter l’entreprise doit se faire à un prix abordable. Il se peut que l’ensemble logiciel intégré ne soit pas l’option la moins coûteuse au départ, mais elle devient normalement la plus économique à long terme, au fur et à mesure que les besoins de l’entreprise croissent et changent.
Fiabilité du service et de l’assistance - Il est crucial d’avoir la possibilité d’obtenir des services et de l’assistance à un coût abordable. Il est plus facile d’entretenir un environnement ERP intégré qu’un amalgame d’applications distinctes.
Défis et stratégies pour les PME d’aujourd’hui
Les plus petites entreprises ont esquivé la vague ERP vers la moitié des années 90 et n’ont pas succombé aux structures de coûts ou aux risques que leurs grandes soeurs ont pris. Aujourd’hui, ces entreprises se trouvent souvent aux prises avec des applications dépassées ou surchargées et se doivent d’investir dans de nouvelles technologies pour devenir ou arriver à demeurer concurrentielles dans leur marché. Elles doivent être capables de mettre en œuvre rapidement des applications, et demandent un rendement rapide de leur investissement dans les applications. De nombreuses PME se trouvent aujourd’hui dans l’obligation de mettre à jour leurs applications, d’acquérir davantage d’applications ou des applications différentes, des technologies plus récentes ou plus robustes et, souvent, des solutions d’affaires plus perfectionnées.
Il est temps de réévaluer les systèmes ERP
À l’heure actuelle, les recherches d’Aberdeen Group montrent que les PME sont principalement sensibles aux pressions qu’occasionnent les frais d’exploitation, ce qu’elles perçoivent d’ailleurs comme étant le plus grand défi à relever. Elles indiquent en outre que le plus grand obstacle qui se dresse devant leur stratégie constitue le manque de fonds. (Pour plus d’information consultez l’article intitulé ERP in Small and Midsize Business: The 2004 Benchmark Report sur le site Aberdeen.com). Les PME se soucient également d’accroître leur clientèle et de la conserver; elles veulent aller chercher de nouveaux clients et faire en sorte qu’ils restent fidèles. De plus, ces plus petites entreprises craignent que leurs produits et services deviennent éventuellement banals.
Les PME ont fait part de leurs principaux défis; voyons maintenant quels sont les liens avec les solutions ERP d’aujourd’hui:
• Insuffisance des fonds pour les stratégies et les projets de l’entreprise
• Absence d’une vision et d’objectifs clairement définis pour l’entreprise
• Communication inefficace des stratégies et des projets de l’entreprise
• Mesures insuffisantes pour inciter les employés à soutenir et à atteindre les objectifs de l’entreprise
• Incapacité de déterminer et de planifier avec précision la demande de la clientèle
Mis à part le problème de fonds, les problèmes liés à la définition des objectifs de l’entreprise et à leur communication dans l’ensemble de l’entreprise font ressortir la nécessité d’améliorer la gestion des relations avec les employés. À cet égard, les technologies comme les portails et les solutions de libre-service destinées aux employés peuvent faciliter les choses.
Il est également possible d’atténuer les problèmes liés à la diffusion des objectifs par le biais de mesures incitatives envers les employés, en améliorant les solutions de recrutement d’employés talentueux par voie électronique et par l’intermédiaire de solutions de gestion de la demande et des prévisions. Les PME ont été plus lentes à adopter de telles solutions. Elles définissent maintenant leurs besoins, et tous les aspects pris en compte se retrouvent dans une solution ERP.
Conclusions d’Aberdeen Group
Les PME voient les technologies comme un catalyseur pour leurs stratégies. Elles mentionnent en particulier qu’elles ont un besoin accru de fonctions d’analyse évoluées, d’outils d’aide à la décision et de création de rapports, ainsi que d’applications de gestion axées sur des processus particuliers. Les PME ont également donné un mandat aux fournisseurs de solutions ERP : améliorer les fonctions d’entreprise dans les applications ERP. Par ailleurs, la gestion des relations avec la clientèle constitue l’aspect pour lequel le plus grand nombre d’entreprises ont l’intention de faire de nouvelles dépenses.
L’immense variabilité dans la façon dont les PME mènent leurs affaires continue de prédominer. L’objectif premier des PME consiste à réduire les frais d’exploitation. Et bien que les PME soient prudentes dans leurs investissements, elles se tourneront vers les technologies à la fois pour assurer la croissance de l’entreprise et la compression des coûts.
Recommandations
Aberdeen Group fait les recommandations suivantes:
Évaluez dès aujourd’hui les objectifs et les exigences de votre entreprise.
Évaluez avec diligence les solutions potentielles, les fournisseurs et les partenaires revendeurs à valeur ajoutée.
Planifiez pour l’avenir et non seulement pour le présent.
Pour obtenir plus de détails sur la sélection d’une solution, consultez l’article intitulé Buyer's Guide for Middle Market Enterprises: Criteria for Vendor Selection sur le site Web d’Aberdeen Group.
